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ExcelでOA化できてない(その2)

著者:杉山貴規
公開日:2018/06/24
最終更新日:2018/06/24
カテゴリー:雑記
タグ:

クローバーフィールドの杉山です。

前回の投稿から期間が開きすぎですが、続きです。
すっかり怒りも収まっておりますが、神Excelの話です。

今回遭遇したのは勤怠管理にまつわるExcel達。

よくあるタイプの勤怠表は、出社時間と退社時間、休憩時間を入力し、一日の稼働時間を算出するやつですね。

私が普段使用しているのは、そんな感じのなのであまり不満はなかったのですが、急に2パターン追加です。
しかも、月末に。

そして、驚くことにまったくフォーマットが違う。

明らかに上から求められるがままに言い分を丸飲みしたレイアウト。
相手さんの好み全開で入力する側の効率はまったく無視です。

神Excelの一つの特徴と言える、データの入力について一切の考慮がなされていないレイアウト至上主義です。

勤怠表であれば、連続して出社時間と退社時間、休憩時間を入力できれば非常に楽なのですが、出力結果を参照する人に向けての飾りが沢山あり、変なカーソル移動ありで効率化されてない。

また、工程についても片や手入力していかと思えば、一方は選択式。
ほんまにトホホな状態です。

時間の表記についても、時分で表示したり、数値表記だったり。

一日の業務内容をまとめて書いたと思いきや、業務毎に時間を入力したりと自由自在です。

お互いがまったく異なる意思で作成されているので、データの整合性は自分でとらざるをえません。

少なくともデータ入力部分とデータの出力部分の切り分けをして、入力の効率化を図りたいものです。

そして、一日ごとに工数を設定するのであれば、詳細に入力した内容から集計値を表示する出力機能を用意する。

一見面倒ですが社員と協力会社の技術が3種類の勤怠表に一月1時間以上も費やすことを考えたら、ちょっとした入力システムを構築することであっさり工数削減が可能です。

目先の時間や損得に流されて、皆で小さな時間のロスを積み上げることが無いようにしたいものです。

それ以上、勤怠や業務内容の把握について、会社としてしっかりポリシーを持って管理して、データを活用しないといけません。

ですので、一度自社のドキュメントについては内容を吟味して、不要な書類は削除し、必要なデータを有効に活用できるように情報の流れを整理することが大事だと思います。
これはISOの品質管理やセキュリティについて組織内の情報を精査することにもつながってきます。

必要なデータを有効に活用するためには、情報の発生元で入力に余計な手間がかからないような仕組みが大事です。

オフィスのOA化、生産性の向上って、そんなところから始まるもんですよね。
なので、だめなExcelの書類は撲滅しましょう。

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